Entretien professionnel : une belle opportunité managériale

Ce bilan est à réaliser avant le 30 juin 2021. Au-delà de l’aspect légal, l’entretien professionnel est un outil pertinent de pilotage managérial.

Depuis la loi du 5 mars 2014, quel que soit l’effectif de votre entreprise, votre forme juridique ou votre activité, vous devez organiser  l’entretien professionnel avec chaque salarié. Il porte sur les perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi. L’entretien professionnel ne porte pas sur l’évaluation du travail du salarié. Le premier entretien professionnel biannuel devait être organisé au plus tard le 7 mars 2016 (dans les 2 ans du recrutement pour les salariés recrutés après le 7 mars 2014).

Quels sont les salariés concernés ?  

Tous les salariés sont concernés par l’entretien professionnel (temps plein, temps partiel, CDD, CDI…). Les salariés en CDD concernés sont ceux présents pendant au moins 2 ans. Les nouveaux embauchés doivent être informés individuellement qu’ils bénéficieront de cet entretien lors de leur embauche. Par ailleurs, l’employeur doit également organiser cet entretien pour tout salarié, à l’issue :

• d’un congé de maternité ;
• congé parental d’éducation (y compris à temps partiel) ;
• congé de soutien familial ;
• congé d’adoption ;
• congé sabbatique ;
• congé de proche aidant ;
• d’une période de mobilité volontaire sécurisée ;
• d’un arrêt maladie de plus de 6 mois ;
• d’un mandat syndical.

Cet entretien peut avoir lieu, à l’initiative du salarié, à une date antérieure à la reprise de poste.

Comment se déroule l’entretien ? 

Le salarié doit avoir le temps de se préparer à l’entretien professionnel. Il est souhaitable d’envoyer avec la convocation, une information sur l’objet de cet entretien. L’entretien professionnel a lieu au sein de l’entreprise ou de tout autre lieu de travail du salarié.  Le temps passé en entretien est considéré comme du temps de travail et doit donc être rémunéré.  A l’issue de l’entretien, le salarié signe et reçoit une copie du compte rendu de l’entretien (le refus de signature n’est pas fautif).

L’entretien biannuel

L’entretien professionnel a lieu tous les 2 ans (à partir de l’entrée dans l’entreprise, puis de la date de l’entretien précédent). Un accord collectif peut prévoir une périodicité différente.

Lors de cet entretien, l’employeur doit donner au salarié des informations sur :

• ses perspectives d’évolution professionnelle ;
• la  validation des acquis de l’expérience (VAE) ;
• l’activation de son compte personnel de formation (CPF) ;
• les abondements qu’il est susceptible de financer ;
• le conseil en évolution professionnelle (CEP).

L’entretien « état des lieux »

Tous les 6 ans l’entretien « état des lieux » doit être effectué avec chaque salarié. Cet  entretien fait :

• un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié ;
• permet de vérifier que le salarié a bénéficié au cours des six dernières années des entretiens professionnels ;
• permet d’apprécier s’il a bénéficié d’au moins 2 des 3 mesures suivantes : une action de formation, une certification, une progression professionnelle ou salariale.

Défaut de réalisation des entretiens professionnels

Quel que soit l’effectif de l’entreprise, le non-respect par l’employeur de ses obligations en matière d’entretien professionnel peut ouvrir droit à des dommages-intérêts pour le salarié. En outre, pour les entreprises de 50 salariés et plus, un abondement sanction du CPF est prévu pour chaque manquement. Cette sanction est appliquée pour chaque salarié qui, au cours de 6 années de présence, n’a pas bénéficié :

• d’état des lieux de son parcours professionnel ;
• de ses entretiens professionnels biennaux ;
• et d’au moins une formation autre que celle conditionnant l’exercice de son activité…

Le montant de l’abondement correctif est de 3 000 € pour chaque salarié concerné par cette omission. Il est à verser à la Caisse des dépôts et consignations, laquelle le créditera au CPF du salarié.

L’entretien professionnel : un outil de pilotage managérial 

Au-delà « de remplir » une condition juridique essentielle, l’entreprise peut saisir l’opportunité de sublimer l’entretien professionnel en un échange sur la perception du salarié concernant l’entreprise : comment perçoit-il son poste au sein de l’entreprise ? Comment se projette-t-il dans les deux années à venir ? De quoi a-t-il besoin pour s’épanouir au sein de l’entreprise ? Quelles sont ses envies …

Questions futiles pour certains… questions sensibles pour d’autres…

Les chefs d’entreprise hésitent à questionner leur personnel qui pourrait les amener à réfléchir à leurs attentes et/ou à faire des demandes auxquelles le dirigeant ne peut pas répondre. Pour des raisons diverses allant de demandes « inappropriées aux postes » à des demandes « pertinentes mais trop onéreuses ». Or, ils se privent d’une manne d’informations essentielles qu’ils pourraient décider de piloter.

Pour exemple dans l’entreprise X  un collaborateur qui démissionne de son entreprise pour devenir Technico-commercial alors qu’il était responsable production. S’il avait pris ce temps d’échange peut-être aurait-il exprimé ses intentions ? Aurait-il pu répondre à sa demande ? Pas sûr ! En revanche, il aurait eu le temps de réfléchir à son organisation, il aurait pu anticiper en montant en puissance un autre collaborateur. Aujourd’hui cet employeur subit, dans l’urgence, un recrutement qui fragilise le processus industriel de son entreprise.

Le plan de développement des compétences doit faire partie d’un élément de pilotage qui permet de détecter les potentiels, les salariés souhaitant se reconvertir à un autre métier en interne, les salariés souhaitant tourner la page, les salariés qui se sentent bien dans l’entreprise… Ces temps d’échanges sont représentatifs de l’ambiance au sein de l’entreprise. Et le chef d’entreprise peut davantage se projeter.

Avoir un coup d’avance…

Savoir comment les collaborateurs perçoivent les actions engagées par le chef d’entreprise est salutaire, même si elles ne sont pas faciles à entendre. L’objectif n’est pas d’être en accord sur tout mais d’identifier les points communs clés sur lesquels employeur et salarié vont co-construire et ceux sur lesquels il faut clarifier la démarche de l’entreprise. La philosophie de l’entretien est d’orienter l’échange en entreprise sur le parcours professionnel des collaborateurs notamment ses perspectives d’évolution ou de formation. Identifier les attentes de ses collaborateurs permet de mieux se projeter dans le temps afin d’éviter la fameuse phrase : « il a démissionné alors que tout se passait bien… ».

Communiquer sur les choix et les renoncements, c’est piloter !

Une fois le déploiement des entretiens effectué, le chef d’entreprise se doit d’y faire référence. Il va être amené à communiquer sur l’analyse qu’il en fait et expliquer les raisons de son choix. Cette communication est essentielle car elle permet la création de ce collectif, l’appartenance à l’entreprise. Tout salarié est capable d’accepter les choix qui sont faits, dans la mesure où ils sont expliqués. Donner du sens à ce qui est entrepris garantit l’implication.

L’entretien professionnel : l’enjeu sortir de sa posture d’évaluateur

Les clés de réussite de l’entretien professionnel sont de ne plus être le manager/dirigeant évaluateur mais le manager /dirigeant « accompagnateur ». C’est la raison pour laquelle il est suggéré de séparer l’entretien annuel de l’entretien professionnel. Ils ne nourrissent pas les mêmes buts. L’un est d’évaluer à l’instant T une année écoulée, l’autre est de se projeter à long terme.

La façon d’animer l’entretien professionnel est importante : le lieu choisi, le temps accordé et l’attention apportée à son interlocuteur. Ces éléments sont des baromètres puissants pour le collaborateur qui définit le degré d’implication de la hiérarchie.

Attardons nous à l’attitude comportementale et les qualités requises.

Les qualités à déployer sont :

• la posture d’écoute. Elle sollicite différentes  compétences : être disponible à l’autre sans penser à autre chose, écouter sans juger ce qui est dit, être attentif à la fois au verbal et au non-verbal…

• la capacité de curiosité. Il s’agit de s’intéresser à son interlocuteur quel qu’il soit et quoi qu’il se soit passé au cours de l’année.

• la posture de non sachant : consiste à se laisser porter par ce qui est dit, être certain que la personne sait ce qui est bon pour elle. Ne pas avoir en tête un fil conducteur tracé d’avance.

• le questionnement à bon escient. C’est l’art de questionner, en relançant par des mots « donc », «  du coup », «  en quoi… » qui permet à la personne de s’exprimer jusqu’au bout sans être interrompu.

93 % de votre message passe à travers votre non-verbal, c’est la raison pour laquelle il est important d’apprendre à travailler cette posture. Elle n’est pas toujours innée et elle peut évoluer dans le temps. Prendre conscience de ce que l’on dégage et améliorer ce qui peut parasiter notre communication est essentiel. Ces quatre points de posture participent à la posture de leadership qui contribue à construire la confiance et la fidélité de vos collaborateurs.

« Traitez un individu comme il est, il restera ce qu’il est. Traitez-le comme il doit et peut devenir, il deviendra ce qu’il doit et peut être »