Le coffre-fort numérique : des avantages pour vous et vos salariés

Après la réalisation des bulletins de paie, votre gestionnaire de paie les envoie dans le coffre-fort numérique de vos salariés
coffre-fort-numerique

Publié le 21/10/2021

Cette solution 100 % digitale vous assure gain de temps et sécurité dans la transmission des documents, dans le respect de la loi.

La mise en place du coffre-fort numérique encouragée par la loi 

La dématérialisation du bulletin de paie a été rendue possible par la loi du 12 mai 2009. Pour encourager sa mise œuvre, cette dématérialisation a été renforcée depuis l’entrée en vigueur de la loi Travail au 1er janvier 2017.

La loi prévoit que l’employeur peut remettre le bulletin de paie au salarié (sauf s’il s’y oppose), sous forme électronique, dès lors que les conditions garantissent :

  • l’intégrité,
  • la disponibilité pendant toute la carrière du salarié,
  • la confidentialité des données,
  • ainsi que leur accessibilité sont réunies.

Le coffre-fort numérique répond aux exigences fixées par la loi.

Coffre-fort numérique : comment ça marche ?

Ce service mis en place pour vous et vos salariés permet de simplifier la gestion de votre personnel.

Votre gestionnaire de paie dépose tous les mois les bulletins de salaire dans le coffre-fort de vos salariés, vous n’avez plus rien à faire.

Il suffit de communiquer à votre gestionnaire de paie les adresses mail personnelles de vos salariés et il s’occupe de tout le reste (l’envoi de l’information préalable, du mode d’emploi et du code d’activation aux salariés pour la création du coffre-fort).

Quels intérêts pour l’employeur ?

  1. Vous n’avez plus à imprimer les bulletins de salaire.
  2. Vous n’avez plus à vous soucier des délais et des aléas postaux.
  3. Vous n’avez pas d’action à mener pour la distribution des bulletins de salaire.
  4. Vous n’êtes plus sollicité par vos salariés égarant les bulletins de salaires. L’accès aux documents se fait n’importe quand et n’importe où, via ordinateur, smartphone ou tablette.
  5. Vous sécurisez la transmission des bulletins de salaires, dans le respect de la loi et de la réglementation.
  6. Vous fidélisez vos salariés en leur permettant de bénéficier d’un outil pour la gestion de leurs documents et données personnelles.
  7. Le coffre-fort protège de la perte, du vol, de l’incendie mais aussi de la panne d’ordinateur.

Quels avantages pour vos salariés ?

  1. Ils bénéficient d’un coffre-fort pour l’ensemble de leurs besoins administratifs.
  2. Ils n’ont plus à stocker physiquement leurs documents.
  3. La recherche de document est simplifiée grâce au classement automatique.
  4. L’accès aux documents se fait n’importe quand et n’importe où (via ordinateur, smartphone ou tablette)
  5. Le coffre-fort protège de la perte, du vol, de l’incendie mais aussi de la panne d’ordinateur.
  6. C’est à vie même s’ils changent d’entreprise.

Sécurité et confidentialité garanties

Grâce à notre solution partenaire eDocPerso,  Altéor Ressources Humaines s’occupe de la mise en place du coffre-fort numérique sans frais d’installation.

Vos données sont protégées Vos données et les documents archivés sur eDocPerso sont hébergés en France, dans un cloud souverain. Les coffres-forts sont régulièrement audités par des organismes indépendants et sont certifiés AFNOR NF203CCFN garantissant la conformité à la norme NF Z42-020.

La confidentialité est garantie

eDocPerso n’a, en aucun cas, accès à vos données et ne les communique à aucun tiers. Vos données de connexion sont chiffrées de bout en bout afin d’être sécurisées.

L’intégrité de vos documents est préservée 

eDocPerso s’engage à archiver vos documents dans leur version originale à vie. Non altérables, vos documents certifiés restent accessibles à tout moment.

Altéor Ressources Humaines s’occupe de tout ! N’hésitez pas à contacter votre gestionnaire paie.

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Rédigé par Altéor RH