Téléphone professionnel et autres outils : avantage en nature ou frais professionnel

Publié le 20/10/2023

Outils mis à disposition des salariés

Lorsque l’employeur met à la disposition permanente du salarié, dans le cadre de l’activité professionnelle, des outils issus des technologies de l’information et de la communication (TIC) dont l’usage est en partie ou totalement privé, cet usage privé des outils constitue un avantage en nature qui doit être inclus dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale.

Il y a mise à disposition à titre permanent chaque fois que les circonstances de fait permettent au salarié d’utiliser cet outil à titre privé.

Tolérance administrative

L’utilisation raisonnable de ces instruments pour la vie quotidienne d’un salarié (exemple : courte durée d’appel au domicile, brèves consultations de serveurs pratiques sur internet…), dont l’emploi est justifié par des besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale, ne doit pas être considérée comme un avantage en nature soumis à cotisations de sécurité sociale.

Cet avantage peut être également négligé dans les conditions suivantes :

• lorsqu’un document écrit (contrat de travail, accord d’entreprise, convention collective, règlement intérieur, circulaire professionnelle ou courrier de la direction) mentionne que les matériels, logiciels, abonnements et temps de connexion consentis par l’employeur sont destinés à l’usage professionnel ;
• ou, lorsque l’utilisation de technologies portables par le salarié découle d’obligations ou sujétions professionnelles (notamment, possibilité d’être joint à tout moment, de recevoir ou d’émettre des informations à tout moment pendant l’exécution du contrat de travail).

Outils personnels du salarié utilisés également à des fins professionnelles

Le salarié qui est autorisé à utiliser à des fins professionnelles les outils issus des technologies de l’information et de la communication (TIC) qu’il possède peut être remboursé par son employeur des dépenses ainsi engagées à titre de frais professionnels.

Ces dépenses sont considérées comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi conformément au contrat de travail.

Quels sont les outils concernés ?

Les outils issus des technologies de l’information et de la communication regroupent la téléphonie mobile, les micro-ordinateurs portables ou non, les progiciels, les modems d’accès à un télécopieur, à l’ordinateur de l’entreprise, à internet, etc.

Comment évaluer le montant de ces frais professionnels ? 

Dans le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS), l’administration prévoit une indemnisation forfaitaire lorsque l’employeur ne peut pas justifier la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié et que les frais engagés sont justifiés pour une raison professionnelle.

Le contenu du BOSS étant juridiquement opposable depuis le 1er avril 2021, l’employeur peut se prévaloir de cette position.

Ces frais peuvent être remboursés sur la base d’une allocation forfaitaire ne pouvant excéder, en 2023, 52,20 € par mois.

Pour exemple : dans le cadre de son activité professionnelle, un salarié doit utiliser son téléphone portable et son abonnement téléphonique personnels, en l’absence de mise à disposition d’outils de TIC par son employeur. Il dispose d’un abonnement de type « quadruple play » (téléphone fixe, mobile, Internet, télévision). Dans ce cadre, l’employeur peut rembourser les frais supportés par son salarié au titre de l’utilisation de ses propres outils de TIC en lui versant une allocation forfaitaire mensuelle, dans la limite de 52,20 euros en 2023.

Rédigé par Papa Ndione